E-arkiv Växjö kommun

Arbetet kring ett digitalt arkiv det vill säga ett e-arkiv är i full fart. Genom ett digitalt bevarande ökar vi såväl funktionaliteten, tillgängligheten och mycket mer så väl för våra invånare, besökare som för våra medarbetare men också andra aktörer.

Digital informationshantering och bevarande

Växjö kommun är i dagsläget medlemmar i Kommunalförbundet Sydarkivera men på väg ur. Detta efter kommunfullmäktiges beslut om utträde den 2016-10-18. Läs mer om det tidigare E-arkiv projektet under fliken "E-arkiv Kronoberg och Blekinge". Efter kommunfullmäktiges beslut om utträde har arbetet om ett eget e-arkiv påbörjats. I väntan på utträdet har fokus legat på förberedelser.

Nedan presenteras de mest efterfrågade delarna ur digital informationshantering och bevarande.

Digitala leveranser

I dagsläget tar Växjö kommunarkiv inte emot några digitala leveranser för slutarkivering. Detta med anledning av att vi idag saknar ett digitalt slutarkiv. Vikten av att säkerhetsställa de digitala leveranserna är därför betydande, detta med anledning av att när ett e-arkiv finns på plats ska det kunna ta emot så många leveranser som möjligt.

Att upphandla verksamhetssystem

För att ett verksamhetssystem ska kunna hantera allmänna handlingar på ett korrekt sätt krävs det att verksamhetssystemet är "arkivvänligt". Upphandlingen är därför en av de viktigast delarna för en digital informationshantering. Växjö kommunarkiv har upprättat en handledning med kravspecifikationer på de punkter som ska finnas med men även de som är viktigt att ha i åtanke vid upphandling av verksamhetssystem.

Ladda ned handledningen med kravspecifikationen "Att upphandla verksamhetssystem" (Kommer inom kort) för att läsa mer.

Systemdokumentation

Verksamhetssystem som innehåller allmänna handlingar ska dokumenteras. Detta i enlighet med § 7 arkivreglemente för Växjö kommun. Systemdokumentationen är även en viktig del av offentlighetsprincipen dels genom insynen men framförallt utav förståelsen av informationen och dess hantering. Växjö kommunarkiv har upprättat en mall för systemdokumentationer som ska dokumenteras löpande.

Ladda ned handledningen "Att upprätta en systemdokumentation" samt tillhörande svarsmall "Svarsmall" för att läsa mer.

Övriga delar ur digital informationshantering och bevarande

För övriga delar ur digital informationshantering och bevarande som inte finns här ber vi dig att kontakta oss. Observera att beslut om gallring/bevarande samt övriga hanteringsanvisningar av specifik handling redovisas i respektive dokumenthanteringsplan. Kontakta oss gör du enklast via mail eller telefon. Kontaktuppgifter finns nedan. 

Kontakt

  • Kommunarkivet

    0470-410 00

    kommunarkivet@vaxjo.se

    Besöksadress

    Kulturarvscentrum Småland,
    Sandvägen 15, Växjö

    Öppettider

    Måndag- fredag

    kl. 09.00-12.00 eller enligt överenskommelse.

Skriv ut
Senast uppdaterad: 20 november 2018
Politik och demokrati